null

0

5 เทคนิคการบันทึกบัญชีของเจ้าของธุรกิจ

5 เทคนิคการบันทึกบัญชีของเจ้าของธุรกิจ


2019-08-20 15:12:05

            ผู้ประกอบการเก็บข้อมูลทางการเงินจำนวนมากไว้ในหัวตัวเอง การทำอย่างนั้นมีประโยชน์หลายอย่าง ไม่ต้องเรียนรู้ซอฟท์แวร์ใหม่ๆ ไม่ต้องกลัวว่าข้อมูลจะหายจากความล้มเหลวของระบบ คุณสามารถวางงบประมาณต่างๆ โดยไม่ต้องแม้แต่จะนั่งที่โต๊ะ

        แต่เมื่อคุณไม่มีระบบ มีแต่กระบวนการต่างๆ ที่ทำไปเรื่อยๆ ตามปกติ คุณจะต้องเจอเรื่องประหลาดใจในที่สุด และมักจะเป็นเรื่องประหลาดใจที่ไม่ดี เป้าหมายที่ตั้งไว้อาจจะทำไม่ได้ และเอกสารต่างๆ อาจจะหายไปได้ การจัดการทางการเงินที่ดีของคุณจะช่วยให้คุณสร้างและรักษาเงินไว้ได้ ช่วยให้คุณรับมือกับช่วงที่ดีและไม่ดีได้ หรือแม้แต่ช่วยให้คุณเพิ่มกำไรได้ และยังจะช่วยให้คุณมีปัญหาน้อยลงกับกรมสรรพากรได้ และต่อไปนี้คือ 5 เทคนิคการบันทึกบัญชีของเจ้าของธุรกิจ


1. วางแผนล่วงหน้า สำหรับค่าใช้จ่ายใหญ่ๆ

     + ทำไมถึงมีประโยชน์: คุณจะได้ไม่เสียโอกาสทางธุรกิจ หรือต้องไปกู้ยืมเงินเมื่อต้องจ่ายในสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

     + ต้องทำอย่างไร: จดเหตุการณ์ต่างๆ ที่อาจจะต้องจ่ายเงินเยอะๆ ไว้ในปฏิทินล่วงหน้า ซัก 3-5 ปี เช่น ค่าอัพเกรดคอมพิวเตอร์, ซื้ออุปกรณ์เครื่องจักรใหม่, คาดการณ์ขาขึ้นหรือขาลงของธุรกิจเพื่อเตรียมเงินไว้ใช้ ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถวางแผนเอาเงินออกจากบริษัทได้ในตอนที่มีเงินเหลือเยอะ และกันเงินไว้ใช้ในช่วงที่จำเป็น 


2. ติดตามค่าใช้จ่าย

      + ทำไมถึงมีประโยชน์: เพราะการไม่บันทึก คุณอาจจะลืมคิดค่าเสื่อมราคา หรือค่าใช้จ่ายบางอย่างไปได้

      + ต้องทำอย่างไร: ใช้บัตรเครดิตบางใบสำหรับใช้จ่ายค่าต่างๆ ของกิจการอย่างเดีว แค่นี้ก็อาจจะเป็นวิธีการที่ช่วยคุณบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างง่ายได้แล้ว โดยทุกๆ เดือน รายจ่ายของคุณจะถูกบันทึกและส่งสรุปรายการมาให้คุณผ่านใบแจ้งหนี้บัตรเครดิต แต่คุณก็ควรเก็บใบเสร็จทั้งหมดไว้ พร้อมพยายามจด memo บันทึกทุกๆ รายการที่คุณจ่ายเงินไปสำหรับธุรกิจ ทำให้เป็นปกตินิสัย


3. บันทึกรายรับดีๆ

      + ทำไมถึงมีประโยชน์: คุณจะได้ไม่ต้องจ่ายภาษีสำหรับสิ่งที่ไม่ได้เป็นรายได้ของคุณจริงๆ

      + ต้องทำอย่างไร: ทางแก้ที่ดีและง่ายที่สุดคือคุณต้องแยกบัญชีกันระหว่างเงินส่วนตัวและเงินของกิจการ บัญชีของกิจการควรเป็นบัญชีที่รับ/จ่ายเงินของกิจการเพียงอย่างเดียว ถ้าเป็นไปได้ควรมีการกำหนดให้บัญชีหนึ่งเป็นบัญชีไว้สำหรับจ่ายเงิน และอีกบัญชีไว้สำหรับรับเงิน วิธีการนี้จะช่วยลดความเสี่ยงจากการประเมินของสรรพากรได้ และถ้าเป็นไปได้คุณควรให้ลูกค้าจ่ายเงินผ่านทางธนาคารหรือบัตรเครดิตทุกครั้ง ดีกว่าที่เป็นเงินสดแล้วคุณนำเงินไปฝากเองให้ภายหลัง เพราะคุณอาจจะนำเงินไปเข้าบัญชีของกิจการไม่ครบ และกลายเป็นว่าเงินในบัญชีของกิจการที่มีจริง ไม่เท่ากับเงินที่มีบันทึกในบัญชี


4. กันเงินไว้สำหรับจ่ายภาษี

      + ทำไมถึงมีประโยชน์: เพื่อให้คุณมีเงินพอที่จะจ่ายภาษี และไม่ต้องจ่าย "เบี้ยปรับ", "เงินเพิ่ม" ให้สรรพากรจากการจ่ายภาษีล่าช้า

      + ต้องทำอย่างไร: คุณรู้หรือไม่ว่า "เงินเพิ่ม" ของสรรพากรนั้นสูงถึง 1.5% ต่อเดือน ซึ่งหมายถึง 18% ต่อปีเลยทีเดียว และนี่ยังไม่รวมกับ "เบี้ยปรับ" อีก 1-2 เท่าของภาษีที่ต้องเสีย ดังนั้น การเตรียมเก็บเงินจำนวนเล็กๆ น้อยๆ ทุกครั้งที่คุณมีรายได้ เพื่อไว้สำหรับจ่ายภาษีจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ ถ้าจะให้ตัวเลขคร่าวๆ สำหรับสำรองเงินภาษีไว้ ผมคิดว่าควรจะกันเงินประมาณ 5% ไว้เพื่อเป็นเงินสำรองเพื่อเสียภาษี


5.ตามใบแจ้งหนี้ของคุณให้ดีๆ

      + ทำไมถึงมีประโยชน์: การที่ลูกค้าจ่ายเงินช้า หรือเบี้ยวเงินคุณ อาจทำให้คุณมีปัญหาสภาพคล่องได้

      + ต้องทำอย่างไร: มอบหมาย 1 คนไว้รับผิดชอบการตามทวงชำระเงินจากลูกค้า นอกจากนี้ คุณควรจะกำหนดวันที่ชำระชัดเจน และกำหนดค่าปรับการจ่ายล่าช้า


Original from: Five Bookkeeping Tips for Business Owners

เขียนโดย: Eileen P.Gunn


แปลและเรียบเรียงโดย ภีม เพชรเกตุ

ผู้ก่อตั้งและผู้บริหารของโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK จากโครงการ True Incube ในกลุ่มทรู คอร์เปอเรชั่น, ชนะเลิศโครงการ Angel in the City 2014 ขององค์การส่งเสริมอุตสาหกรรมซอฟท์แวร์แห่งชาติ, Microsoft BizSpark Plus Partner, และได้รับทุนสนับสนุนการพัฒนาจากสำนักงานนวัตกรรมแห่งชาติ

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ช่วยให้ธุรกิจคุณไปได้ไวและไกลกว่า

ท่านสามารถทดลองใช้งานได้ที่ ทดลองใช้ฟรี

Peak Account เป็นโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ช่วยให้เจ้าของกิจการ ผู้บริหาร หรือผู้ใช้ข้อมูลบัญชีการเงินเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้มากขึ้น ช่วยให้สามารถผู้ใช้ข้อมูลสามารถนำข้อมูลไปใช้ในการบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และด้วยพลังของเทคโนโลยีที่ทันสมัยพร้อมกับการออกแบบที่ยอดเยี่ยม PeakEngine ยังสวยงาม ใช้งานง่าย รวดเร็ว และที่สำคัญคือ ปลอดภัย PeakEngine ได้รับรางวัลและการสนับสนุนมากมาย ทั้งจาก True Corporation, สำนักงานนวัตกรรมแห่งชาติ (NIA), องค์กรส่งเสริมอุตสาหกรรมซอฟท์แวร์แห่งชาติ (SIPA) และ Microsoft BizSpark